Nohrcon bad ChatGPT om at komme med 7 bud på hvordan, AI (Artificial Intelligence) kan hjælpe udbudskonsulenter i deres daglige arbejde - og fik en ægte udbudsekspert til at vurdere svarene.
AI er på alles læber, men hvad vil den nye teknologi komme til at betyde for dig som udbudskonsulent? Og kan vi overhovedet bruge en chatrobots svar til noget?
Det satte Nohrcon sig for at undersøge. Først med ChatGPT som udbudsorakel – og dernæst med Mikala Berg Dueholm (billedet) som mere jordnær ekspert. Mikala er partner i DLA Piper Advokatpartnerselskab og underviser på Nohrcons Certificering i udbudsret. Hun ved derfor om nogen, om ChatGPT har fat i noget af det rigtige – og hvornår den får fumlet lidt i koderne.
ChatGPT: “AI kan bruges til at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden af forskellige trin i indkøbsprocessen, såsom at analysere data, foretage markedsundersøgelser, identificere relevante leverandører, evaluere tilbud og meget mere. Identificér de områder, hvor AI vil være mest nyttige i forhold til jeres behov og ressourcer.”
Mikala: “AI kan utvivlsomt være et nyttigt værktøj i de indledende faser af et udbud, f.eks. til at foretage markedsundersøgelser og identificere relevante leverandører, da AI jo netop kan skabe hurtigt overblik over store datasæt. Det er dog vigtigt, at AI kun bruges til de indledende screeninger, og at ordregivers eksperter med kendskab til markedet kvalitetssikrer markedsundersøgelsen så det sikres, at man ikke ved brug af AI kommer til at diskriminere visse leverandører eller overse relevante dele af et marked.”
ChatGPT: “AI kan hjælpe med at indsamle og analysere data om markedet og potentielle leverandører, herunder deres tidligere performance, kundetilfredshed og priser. Ved at bruge AI i markedsundersøgelser kan udbudskonsulenter opnå en mere omfattende og objektiv forståelse af markedet og de tilgængelige muligheder.”
Mikala: “AI kan muligvis benyttes til at give ordregiver en overordnet forståelse for markedsaktørerne og deres overordnede performance. Jeg ville dog på nuværende tidspunkt være meget varsom med at inddrage denne viden. For det første medfører udbudsreglerne jo, at ordregiver ikke må lægge vægt på ”udefrakommende” oplysninger om tilbudsgiverne. Derudover vil jeg være bekymret for kvaliteten af oplysningerne, bl.a. fordi en stor del af de relevante oplysninger findes internt hos andre ordregivere/kunder og i øvrigt i et vist omfang er fortrolige.”
ChatGPT: “AI kan bruges til at analysere tilbud og vurdere, om de opfylder kravene i udbudsbetingelserne. Dette kan spare tid og ressourcer og sikre, at tilbuddene bliver vurderet ensartet og objektivt.”
Mikala: “AI kan helt sikkert være med til at skabe bedre og mere ensartede evalueringer, f.eks. ved at henlede ordregivers opmærksomhed på relevante dele af tilbudsgivers besvarelse og sikre, at ordregiver kommer omkring alle evalueringsparametre. Det er centralt, at AI-værktøjet er opsat således, at det alene lægger vægt på, hvad der fremgår af tilbuddet, men AI kan ikke forstå eller foretage vurderinger, og kan derfor ikke erstatte ordregivers vurdering og skøn af de tilbudte løsningers værdi for ordregiver og vil derfor ikke kunne erstatte ordregivers egen evaluering.”
ChatGPT: “Chatbots kan bruges til at besvare spørgsmål fra potentielle leverandører omkring udbuddet og indkøbsprocessen. Dette kan frigøre tid for udbudskonsulenter og samtidig sikre, at leverandørerne får hurtige og præcise svar.”
Mikala: “AI kan med garanti være en hjælp i spørgsmål/svar-fasen, hvor AI vil kunne udforme udkast til svar. Kvaliteten af AI er dog stadig på et stadie, hvor svarene vil kræve nøje gennemgang og tilretning fra ordregiver inden offentliggørelse.”
ChatGPT: “AI kan bruges til at monitorere kontrakter og identificere muligheder for optimering eller risici for overtrædelser. Ved at bruge AI i kontraktstyring kan udbudskonsulenter opnå en mere effektiv og objektiv måde at monitorere kontrakter på.”
Mikala: “Kontraktstyring kan i mange tilfælde være en svær disciplin og noget, som ikke bliver prioriteret så højt hos ordregiver – særligt al den tid, hvor samarbejdet med leverandøren er godt og leverandøren (tilsyneladende) opfylder kontrakten. En grundig og effektiv kontraktopfølgning i hele kontraktperioden øger dog som oftest sandsynligheden for, at ordregiver får det bedst mulige resultat og et godt samarbejde med leverandøren. Hvis det alligevel skulle gå galt, øger den gode kontraktopfølgning sandsynligheden for, at ordregiver fanger udfordringerne i opløbet og ikke mindst, at ordregiver kan dokumentere evt. krav mod leverandøren. AI kan bl.a. anvendes til sikre ordregivers kontraktopfølgningsprocesser overholdes men også til at identificere evt. manglende kontraktopfyldelse fra leverandøren på et tidligt stadie. Et simpelt eksempel kunne være leverandørens manglende udspecificering af fakturaer. Det kan hurtigt blive overset eller negligeret af ordregiver, så længe samarbejdet forløber godt, men indebære store udfordringer, hvis der opstår uoverensstemmelse om, hvorvidt der er sket korrekt levering.”
ChatGPT: “AI kan bruges til at analysere risici i indkøbsprocessen, herunder risici ved valg af leverandører, manglende overholdelse af krav og andre faktorer.”
Mikala: “AI kan henlede ordregivers opmærksom på tilbudsgiveres eventuelle manglende overholdelse af krav og potentielle juridiske og kommercielle risici herved. AI vil f.eks. kunne anvendes til at identificere eventuelle forbehold i tilbudsgivers tilbud og evt. rådgive om juridiske risici forbundet med accept af forhold eller berigtigelse af tilbud. AI kan dog ikke nødvendigvis identificere afgørende nuancer og foretage en vurdering af disses betydning, og der er derfor stor risiko for, at AI’s vurderinger eller løsningsforslag, f.eks. om at udelukke en tilbudsgiver, vil være mangelfulde eller fejlagtige.”
ChatGPT: “AI kan bruges til at automatisere rutineopgaver i indkøbsprocessen, herunder udfyldelse af formularer, generering af rapporter og andre opgaver. Ved at bruge AI i automatisering af rutineopgaver kan udbudskonsulenter frigøre tid og ressourcer til mere komplekse opgaver.”
Mikala: “Det er utvivlsomt rigtigt. Digitale, autogenerede skabeloner, f.eks. til diverse rapporter, meddelelsesbreve mv. er allerede hyppigt anvendt og vil med tiden kun blive mere og mere fyldestgørende og kræve mindre og mindre arbejde fra ordregiver.”
På trods af Mikalas magtdemonstration, lader vi ChatGPT få det sidste ord: “Disse syv punkter dækker flere forskellige områder af indkøbsprocessen og kan, ifølge ChatGPT, hjælpe med at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden af udbudsprocessen ved hjælp af AI-teknologi. Men det er organisationens specifikke behov og udfordringer, der afgør hvilke af disse punkter, der er de mest relevante.”
PS. Husk at du altid kan klæde dig bedre på til fremtidens udfordringer på Nohrcons Certificering i udbudsret. Alle kurserne i forløbet kan også tages enkeltvis:
Udbudsloven for ikke-jurister / Udbud for forsyningsvirksomheder
Sådan laver du udbudsmaterialet
Udbud med forhandling – sådan gør du
Point- og evalueringsmodeller i praksis
Contract Management for udbudssektoren
Se alle aktuelle arrangementer om offentlige indkøb og udbudsret.
Vi bruger cookies til at forbedre hjemmesiden og din brugeroplevelse. Læs mere om vores brug af cookies og vores privatlivspolitik.