Klagenævnet for Udbud har fastslået i en kendelse af 27. maj 2020, at Ordregivere er forpligtet til at gennemføre tilbudsevalueringen på en ensartet og gennemsigtig måde for alle de modtagne tilbud – også selvom evalueringen foretages på baggrund af en helhedsvurdering.
Frederikshavn Kommune iværksatte i april 2019 et udbud med forhandling efter udbudsloven vedrørende en kontrakt om et elektronisk omsorgsjournalsystem.
Ved udløbet af fristen for afgivelse af endeligt tilbud havde Kommunen modtaget tilbud fra tre tilbudsgivere. Den 10. oktober 2019 meddelte Kommunen, at kontrakten ville blive tildelt til Systematic A/S. Tilbudsgiverne fik i denne forbindelse tilsendt en evalueringsrapport.
Efter modtagelse af tildelingsbeslutningen og evalueringsrapporten rettede en anden tilbudsgiver, DXC Technology Scandihealth A/S (”Klager”), henvendelse til Kommunen og anmodede om en uddybende begrundelse for de tildelte point. Kommunen sendte oversigter over pointfordelingen på delkriterieniveau og beregning af point på delkriterieniveau til Klager.
Klager rettede igen henvendelse til Kommunen og oplyste, at de havde fundet flere fejl i beregningen af resultatet og anmodede om forlængelse af standstill-perioden. Klager henviste til, at Kommunen havde foretaget ukorrekt brug for afrunding og havde anvendt forskellige standarder ved evaluering af de modtagne tilbud. Klager gjorde i den forbindelse gældende, at fejlen havde haft afgørende betydning for det samlede resultat af tilbudsevalueringen. Klager fremlagde beregninger på baggrund af Kommunens oversigter over pointfordelingen, der støttede påstanden.
Kommunen oplyste, at de havde fulgt den fremgangsmåde, som var beskrevet i udbudsbetingelserne og at der ikke var begået fejl under evalueringen. Derudover afviste Kommunen at forlænge standstill-perioden. Kommunen gjorde gældende, at der var foretaget en helhedsvurdering af de enkelte delkriterier og afviste, at de beregninger, som Klager havde fremlagt, kunne anvendes i forbindelse med pointfordelingen.
Klager indbragte herefter en klage over Kommunens tilbudsevaluering og efterfølgende tildelingsbeslutning til Klagenævnet for Udbud (”Klagenævnet”). Klager gjorde i denne forbindelse gældende, at Kommunen havde overtrådt ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2 ved at anvende forskellige standarder ved overførsel af score for delkriterier ved evalueringen af de modtagne tilbud. Kommunen havde ved evalueringen af Klagers besvarelse af en række Use Cases overført den laveste delscore for et underkriterium i 6 ud af 8 tilfælde, mens Kommunen ved evalueringen af Systematics tilbud havde overført den højeste delscore eller anvendt et gennemsnit. Klager gjorde gældende, at resultatet heraf var, at Kommunen havde tildelt kontrakten til Systematic, uagtet at tilbuddet ikke havde det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Hvis Kommunen derimod havde anvendt den samme standard ved evalueringen af alle de modtagne tilbud, havde tilbuddet fra Klager haft det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Dette uanset, om overførslen havde været på baggrund af det højest afgivne point, det lavest afgivne point eller et gennemsnit.
Kommunen gjorde gældende, at de havde fulgt udbudsbetingelserne og gennemført evalueringen i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Kommunen fremhævede, at evalueringen af Use Cases blev foretaget ud fra en helhedsvurdering og de enkelte Use Cases vægtede derfor ikke lige i evalueringen. Derudover henviste Kommunen til, at de oversigter over point, som Klager havde foretaget sine beregninger på baggrund af, alene var udtryk for én persons egne notater og alene blev brugt som støtte til at foretage en helhedsvurdering. De udleverede oversigter var ikke et udtryk for Kommunens endelige tilbudsevaluering.
Klagenævnet udtaler
Klagenævnet udtalte indledningsvist, at en angivelse af at en evaluering sker efter en helhedsvurdering ikke fritager ordregiveren fra sin forpligtelse til at handle i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2. Evalueringen skal derfor foretages ensartet og på en gennemsigtig måde for alle tilbud – uanset om denne foretages som en helhedsvurdering.
Derudover bemærkede Klagenævnet, at de point, der fremgik af de udleverede oversigter var identiske med de endelige point og oversigterne var udleveret af Kommunen, som svar på Klagers anmodning om en redegørelse for tilbudsevalueringen. De oversigter, som Kommunen havde udleveret til Klageren måtte derfor anses for at være udtryk for Kommunens endelige evaluering. Kommunen havde i hvert fald ikke fremlagt dokumentation for andet.
Herefter vurderede Klagenævnet, om Kommunen havde tilsidesat ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet ved den foretagne evaluering.
Klagenævnet fandt, at de på baggrund af det materiale, som Kommunen havde udleveret til Klager, kunne konstatere, at Kommunen havde anvendt forskellige principper for beregning af en samlet score for delkriterierne på grundlag af enkelte delkarakterer, og dette i flere tilfælde havde medført en forskellig behandling af Klagers tilbud i forhold til det vindende tilbud, uden at dette kunne begrundes på en gennemsigtig måde.
Med henvisning til den overtrædelse af udbudsreglerne, som Kommunen havde foretaget, og da Klagenævnet ikke kunne udelukke, at Kommunens evalueringsmetode og principper for beregning af point kunne have haft betydning for udbuddets udfald, valgte Klagenævnet at annullere Kommunens tildelingsbeslutning.
Læs hele artiklen og Bird & Birds kommentar her.
Vi bruger cookies til at forbedre hjemmesiden og din brugeroplevelse. Læs mere om vores brug af cookies og vores privatlivspolitik.